Dataskyddsbeskrivning, Finlands svenska 4H:s medlemsregister
Härvid beskrivs hur Finlands svenska 4H (”Föreningen”) som är en del av Svenska lantbrukssällskapens förbund SLF, behandlar personuppgifter i sitt medlemsregister omfattande 4H-föreningar och deras personmedlemmar, kontakter samt övriga nämnda nedan.
1.Registeransvarig och kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig: Svenska lantbrukssällskapens förbund SLF, Finlands svenska 4H (”Föreningen”)
FO-nummer: 0215328-9
Adress: Elisabetsgatan 21 B 12, 00170 Helsingfors
www.fs4h.fi, www.slf.fi
Telefon: 050 354 2720
E-post: anna.bertills@slf.fi
Kontaktperson: Anna Bertills, VD,
2. De registrerade och behandling av personuppgifter
I registret behandlas personuppgifter om Föreningens stiftande medlemmar och medlemmar i de 4H-föreningar som är medlemmar, tidigare medlemmar, vårdnadshavare till minderåriga medlemmar, kontaktpersoner för organisationer som är knutna till Föreningens verksamhet samt dess och 4H-föreningarnas förtroendevalda, klubbledare, vuxenledare och frivilliga funktionärer (”Registrerad”).
3. Syfte och grund förbehandlingen av personuppgifter
Syftet med registret är att under medlemskapet eller annan relation till Föreningen upprätthålla och hantera aktuella personuppgifter om de Registrerade, stödja administration och utveckling av verksamheten, medlemskommunikation samt marknadsföring och direktmarknadsföring, liksom hantering av dokumentation om avslutade medlemskap eller andra relationer i personuppgiftssystemet (”Systemet”).
Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Föreningens lagstadgade skyldighet att föra medlemsregister och i vissa fall på fullgörande av avtal.
4. Personuppgifter som behandlas
I registret behandlas person- och kontaktuppgifter samt andra nödvändiga uppgifter som anknyter till medlemskapet för Föreningens stiftande medlemmar och medlemmar i 4H-föreningar. Dessa uppgifter är:
- Den Registrerades för- och efternamn
- Hemort och adress
- Telefonnummer
- E-postadress(elektronisk kommunikation)
- Identifieringsuppgifter för elektronisk kommunikation
- Medlemsnummer
- Födelseår
- Kön
- Uppgift om extern betalare av medlemsavgift
- Deltagande i verksamhet
- Samtycke till användning av bilder och inspelningar tagna vid 4H-evenemang
- För minderåriga medlemmar: vårdnadshavare
I registret behandlas även person- och kontaktuppgifter samt andra nödvändiga uppgifter om vårdnadshavare till minderåriga medlemmar, förtroendepersoner, klubbledare, vuxenledare och frivilliga funktionärer. Dessa uppgifter är:
- För- och efternamn
- Hemort och adress
- Telefonnummer
- E-postadress(elektronisk kommunikation)
- Identifieringsuppgifter för elektronisk kommunikation
- Kön
- Uppgifter om deltagande i verksamhet
- Samtycke till användning av bilder och inspelningar tagna vid 4H-evenemang
- För vårdnadshavare till minderåriga medlemmar: de barn som står under deras vårdnadoch del av medlemskap
I registret behandlas även person- och kontaktuppgifter samt andra nödvändiga uppgifter om kontaktpersoner för organisationer som är knutna till Föreningens verksamhet. Dessa uppgifter är:
- För- och efternamn
- Titel, uppgift
- Företag/organisation
- Telefonnummer
- E-postadress(elektronisk kommunikation)
- Identifieringsuppgifter för elektronisk kommunikation
5. Regelmässiga uppgiftskällor
Personuppgifter samlas in direkt från den registrerade eller vårdnadshavare.
6. Skyddavpersonuppgifter och dataskydd
Digitalt behandlade personuppgifter är skyddade och lagrade i Föreningens System, till vilket endast personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter har åtkomst. Dessa personer använder personliga användarnamn och lösenord.
Personuppgifterna är skyddade mot obehörig åtkomst och användningen av medlemsuppgifter övervakas. Personuppgifter som skickas utanför Föreningen krypteras. Arbetsstationer och lagringsmedier som används är krypterade.
7. Regelmässiga utlämnanden och överföringar av personuppgifter
Personuppgifter lämnas inte ut till tredje part.
Personuppgifter kan överföras till andra tjänsteleverantörer för att genomföra Systemet. Den samarbetspartner som ansvarar för tekniskt underhåll av personregistret kan överföra personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning om skydd av privatlivet och denna dataskyddsbeskrivning.
8. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES
Föreningen kan vid behandlingen av personuppgifter använda tjänsteleverantörer som är belägna utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES sker alltid på någon av följande lagliga grunder:
- Europeiska kommissionen har beslutat att mottagarlandet säkerställer en adekvat nivå av dataskydd;
- Föreningen har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder genom att använda Europeiska kommissionens godkända standardavtalsklausuler; den Registrerade har då rätt att få en kopia av klausulerna genom att kontakta Föreningen enligt avsnittet Kontakter; eller
- Den Registrerade har lämnat sitt uttryckliga samtycke till överföringen, eller överföringen har annan laglig grund.
Åtkomst till personuppgifter ges inte i större utsträckning än vad som är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsterna. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES baseras alltid på gällande lagstiftning jämte skyddsmekanismer och utförs i enlighet med dessa.
9. Den period under vilken personuppgifterna kommer att lagras
Personuppgifter lagras i registret så länge den Registrerade är medlem i Föreningen eller annan relation till Föreningen består. Efter att medlemskapet eller annan relation upphört lagras personuppgifterna i högst tio år från avslutet på grund av Föreningens berättigade intresse, dvs. för att kunna försvara sig mot eventuella rättsliga krav (HD 2017:15). Personuppgifter kan lagras längre om tillämplig lagstiftning eller avtalsförpliktelser gentemot tredje parter förutsätter längre lagringstid.
Uppgifter som är avsedda för kontakter sparas och uppdateras på begäran under den period det är nödvändigt att stå i kontakt med en person och raderas då detta kriterium inte längre uppfylls.
10. Profilering
Föreningen kan som en del av behandlingen av personuppgifter utföra automatiserad profilering av den Registrerade. Som följd av profileringen får den Registrerade mer riktade marknadsföringsmeddelanden från Finlands 4H-förbund och/eller sin egen 4H-förening.
11. Den registrerades rättigheter
Den Registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Den Registrerade kan ge kanal-specifika samtycken och förbud gällande direktmarknadsföring (till exempel förbjuda marknadsföringsmeddelanden via e-post).
Dessutom har den Registrerade i regel rätt att, i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, när som helst:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter
- få tillgång till sina uppgifter och granska de personuppgifter Föreningen behandlar
- kräva rättelseav felaktiga eller bristfälliga uppgifter
- kräva radering av sina personuppgifter
- återkalla sitt samtycke och invända mot behandling som grundar sig på samtycke
- invända mot behandling på grund av personliga skäl när behandlingsgrunden är Föreningens berättigade intresse
- få sina personuppgifter i ett maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig, under förutsättning att uppgifterna lämnats av den Registrerade, behandlas med stöd av samtycke och behandlingen sker automatiserat
- kräva begränsning av behandling av personuppgifter
Begäran om att utöva dessa rättigheter ska lämnas enligt anvisningarna i avsnittet Kontakter. Föreningen kan be den Registrerade precisera sin begäran skriftligen och verifiera identiteten innan den behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på en grund som anges i lag.
12. Rätt att klaga till tillsynsmyndighet
Varje Registrerad har rätt att lämna in klagomål till behörig tillsynsmyndighet (Dataombudsmannen: http://tietosuoja.fi/sv/ ) , Datainspektionen (Åland) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den Registrerade bor eller arbetar, om han eller hon anser att personuppgifterna behandlats i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.
13. Kontakttagande
Begäran om utövande av den Registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontakttaganden ska skickas per e-post till Anna Bertills på adressen anna.bertills@slf.fi. Den Registrerade kan också kontakta personligen eller skriftligen Föreningen på följande adress:
Finlands svenska 4H
Elisabetsgatan 21 B 12
00170 Helsingfors
14. Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning för medlemsregister
Denna dataskyddsbeskrivning för medlemsregister kan uppdateras från tid till annan, till exempel vid lagändringar. Den har senast uppdaterats 29.1.2026.